Open Space Technology o Espacio Abierto
QUE ES?
El Espacio Abierto es un proceso emergente, que invita a todos los participantes de un sistema dado (equipo, organización, comunidad) a construir y organizar su propia agenda, en torno a un tema central (o pregunta) que a todos convoca e interesa. Todo ocurre en una gran “plaza de mercado”, abierta y transparente, en la que libremente se negocian los subtemas y se conforman los distintos grupos que los llevarán adelante. Cada una de estas reuniones es luego reportada, publicándose sus principales conclusiones y sugerencias en un panel central especialmente montado. Al final, las acciones sugeridas por cada grupo pueden ser votadas en plenario, y en base a las prioridades allí establecidas, se logra crear una lista concordada de acciones con seguimiento programado.
Se trata de una metodología de carácter participativo, apreciativo y auto-organizado que ha sido utilizada en los 5 continentes en miles de casos para generar cambios alrededor de temas claves a nivel de empresa, gobierno y comunidad con resultados realmente asombrosos.
A nivel organizacional se han utilizado para temas tan variados como: descubrir y diseminar mejores prácticas y oportunidades de ingresos, transformación cultural, planeación estratégica, restructuraciones, reducción de costos y aceleración del negocio, mejoramiento del servicio, entre muchos otros.
Esta metodología es especialmente útil cuando se presentan las siguientes condiciones en la organización:
-
La situación es compleja
-
Para obtener las mejores soluciones y respuestas se requiere de la participación de un grupo diverso y multidisciplinario. Es decir, no hay una persona o algunas personas que sepan a ciencia cierta las respuestas y las soluciones,
-
Se requiere abordar la situación de manera innovadora y productiva,
-
Los resultados se necesitan para «ayer», lo cual implica un alto sentido de urgencia.
El nombre de la técnica se le atribuye a Harrison Owen, quien en su libro «Open Space Technology: A User’s Guide» (Tecnología de Espacio Abierto: manual de uso) explica minuciosamente los pormenores de OST.
LOS CUATRO PRINCIPIOS
-
Cualquier persona que se presente en una reunión es la persona adecuada. Cualquier participante en una reunión es correcto simplemente por que se ha preocupado en venir).
-
Lo que aquí suceda será lo único que pudo suceder. Has de estar atento a lo que está pasando ahora, en lugar de preocuparte sobre lo que podría pasar).
-
Cualquier hora en la que se comience es la hora adecuada. Este principio ayuda a superar la falta de un horario o agendas previo al Open Space y enfatiza la creatividad y la innovación.
-
Cuando se acabó [la reunión], se acabó. Fomenta que los participantes no desperdicien el tiempo y, por el contrario, que cambien a otro tema cuando una discusión deja de ser fructífera para ellos.