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Open Space Technology o Espacio Abierto

QUE ES?

El Espacio Abierto es un proceso emergente, que invita a todos los participantes de un sistema dado (equipo, organización, comunidad) a construir y organizar su propia agenda, en torno a un tema central (o pregunta) que a todos convoca e interesa. Todo ocurre en una gran “plaza de mercado”, abierta y transparente, en la que libremente se negocian los subtemas y se conforman los distintos grupos que los llevarán adelante. Cada una de estas reuniones es luego reportada, publicándose sus principales conclusiones y sugerencias en un panel central especialmente montado. Al final, las acciones sugeridas por cada grupo pueden ser votadas en plenario, y en base a las prioridades allí establecidas, se logra crear una lista concordada de acciones con seguimiento programado.

Se trata de una metodología de carácter participativo, apreciativo y auto-organizado que ha sido utilizada  en los 5 continentes en miles de casos para generar cambios alrededor de temas claves a nivel de empresa, gobierno y comunidad con resultados realmente asombrosos.

A nivel organizacional se han utilizado para temas tan variados como: descubrir y diseminar mejores prácticas y oportunidades de ingresos, transformación cultural, planeación estratégica, restructuraciones, reducción de costos y aceleración del negocio, mejoramiento del servicio, entre muchos otros.

Esta metodología es especialmente útil cuando se presentan las siguientes condiciones en la organización:

  • La situación es compleja

  • Para obtener las mejores soluciones y respuestas se requiere de la participación de un grupo diverso y multidisciplinario. Es decir, no hay una persona o algunas personas que sepan a ciencia cierta las respuestas y las soluciones,

  • Se requiere abordar la situación de manera innovadora y productiva,

  • Los resultados se necesitan para «ayer», lo cual implica un alto sentido de urgencia.

El nombre de la técnica se le atribuye a Harrison Owen, quien en su libro «Open Space Technology: A User’s Guide» (Tecnología de Espacio Abierto: manual de uso) explica minuciosamente los pormenores de OST.

LOS CUATRO PRINCIPIOS

  1. Cualquier persona que se presente en una reunión es la persona adecuada. Cualquier participante en una reunión es correcto simplemente por que se ha preocupado en venir).

  2. Lo que aquí suceda será lo único que pudo suceder. Has de estar atento a lo que está pasando ahora, en lugar de preocuparte sobre lo que podría pasar).

  3. Cualquier hora en la que se comience es la hora adecuada. Este principio ayuda a superar la falta de un horario o agendas previo al Open Space y enfatiza la creatividad y la innovación.

  4. Cuando se acabó [la reunión], se acabó. Fomenta que los participantes no desperdicien el tiempo y, por el contrario, que cambien a otro tema cuando una discusión deja de ser fructífera para ellos.

LA ÚNICA LEY: “LA LEY DE LOS DOS PIES”

Si en algún momento sientes que no estás aprendiendo o contribuyendo en nada, usa tus dos pies. Vete a otra reunión donde puedas aprender o contribuir. Nadie debería estar en una reunión que considera aburrida, sólo deberían asistir a una reunión las personas que estén genuinamente interesadas en el tema.

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